Publicado el 07/01/2025
Desde la implementación del Real Decreto-Ley 8/2019 en España, el registro horario de los trabajadores ha cobrado una importancia crucial en el ámbito laboral. Esta normativa, que entró en vigor el 12 de mayo de 2019, tiene como objetivo principal garantizar el cumplimiento de la jornada laboral y luchar contra el abuso de horas extras no remuneradas. En esta entrada, os hablaremos de los aspectos más relevantes de esta medida y de las novedades que entran en vigor en este año 2025
.
¿QUE ES EL REGISTRO HORARIO?
El registro horario es un sistema que obliga a las empresas a documentar la jornada laboral de sus empleados, incluyendo la hora de inicio y finalización de la jornada, así como cualquier pausa que se realice. Este registro debe ser accesible tanto para los trabajadores como para los representantes legales de los mismos, lo que permite un mayor control y transparencia en el cumplimiento de las condiciones laborales.
.
COMO SE REALIZA EL REGISTRO HORARIO Y QUE CAMBIOS SE REALIZARAN A PARTIR DE ESTE AÑO 2025
El sistema os sistemas que las empresas hasta este 2024 llevaban podía ser de las siguientes formas:
Sistema Manual: Se pueden utilizar hojas de control en papel donde los trabajadores registren su entrada y salida. Este método es menos común por su falta de fiabilidad.
Herramientas Digitales: Muchas empresas optan por utilizar software especializado o aplicaciones móviles que permiten un fácil registro de horas. Estas herramientas pueden incluir funcionalidades adicionales como informes de horas trabajadas.
Tarjetas de acceso: En algunas empresas, el registro se realiza a través de sistemas de control de acceso con tarjetas magnéticas o biométricas.
Hojas de Excel: Algunas pequeñas empresas utilizan hojas de cálculo para llevar el control de las horas, aunque esto puede ser más propenso a errores.
Ahora bien, estos sistemas cambiarán para este año.
En 2025, la nueva normativa de fichaje y control horario de los trabajadores introducirá cambios significativos que buscan garantizar un control efectivo y moderno, lo que no solo garantiza un registro preciso de las horas trabajadas, sino que también reduce el riesgo de fraude relacionado con las horas extras no remuneradas, siendo únicamente las siguientes formas, la manera de realizar los fichajes en las empresas:
Aplicaciones móviles o programas que permitan a los empleados fichar digitalmente.
Dispositivos biométricos como lectores de huellas digitales.
Sistemas en la nube que almacenen los datos de manera segura.
.
¿CUANDO ENTRA EN VIGOR EL FICHAJE DIGITAL OBLIGATORIO?
Aunque la fecha exacta no ha sido confirmada ni publicada, se espera que el fichaje digital obligatorio comience a aplicarse a principios de 2025 o siendo obligatorio para todas las empresas en el primer trimestre del año.
Es importante destacar que, una vez entre en vigor, el registro de la jornada laboral en papel quedará completamente prohibido, así como otros modelos de fichaje con hojas de Excel. Esto supone que las empresas deben anticiparse y empezar a preparar sus sistemas de fichaje digital para cumplir con la ley.
.
CONSECUENCIAS DE NO LLEVAR EL REGISTRO HORARIO CORRECTAMENTE
Incertidumbre Legal: No llevar un registro horario puede generar disputas sobre las horas trabajadas y las remuneraciones, afectando tanto a trabajadores como a empleadores.
Dificultades en la gestión de personal: La falta de un registro adecuado puede complicar la planificación de recursos humanos y la gestión de horarios.
Quejas de los trabajadores: La falta de un registro claro puede llevar a descontento entre los empleados, afectando la moral y el ambiente laboral.
Sanciones por no llevar el registro horario
La Inspección de Trabajo puede imponer sanciones a las empresas que no cumplan con la normativa. Las sanciones pueden variar en función de la gravedad de la falta y pueden incluir:
Multas económicas: Las sanciones pueden oscilar entre 626 y 6.250 euros, dependiendo de la gravedad y la reincidencia de la falta.
Requerimientos de regularización: La empresa puede ser obligada a regularizar la situación de los trabajadores afectados, lo que puede incluir el pago de horas extras no registradas.
Acciones legales por parte de los trabajadores: Los empleados pueden interponer reclamaciones o demandas por vulneración de derechos laborales.
.
POSIBLES INSPECCIONES POR PARTE DE LA ADMINISTRACION
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social tiene la facultad de llevar a cabo inspecciones para verificar el cumplimiento de la normativa de registro horario. Estas inspecciones pueden ser:
Programadas: La Inspección realiza visitas a empresas de forma planificada con el objetivo de comprobar el cumplimiento de la normativa laboral.
De oficio: Pueden llevarse a cabo tras recibir denuncias o quejas de trabajadores o sindicatos.
A través de auditorías: En algunos casos, las empresas pueden ser objeto de auditorías donde se revisan múltiples aspectos de su funcionamiento, incluyendo el registro horario.
.
CONCLUSION
En resumen, llevar un registro horario adecuado es fundamental para cumplir con la legislación laboral en España, evitar sanciones y mantener un ambiente laboral saludable. Las empresas deben establecer sistemas eficaces y revisar regularmente su cumplimiento para evitar problemas legales y mejorar la gestión de su personal.
Mª Carmen Ortiz
Asesora en MC ACIAM ASESORES